A análise de documentos é uma etapa essencial para transportadoras que lidam com seguros de carga e gestão de riscos. No entanto, muitas enfrentam desafios como prazos prolongados, burocracia excessiva e dificuldades de comunicação com seguradoras e reguladoras, impactando diretamente a eficiência operacional.
Por isso, uma transportadora de cargas, sofria com um processo de análise de documentos que demorava em média 80 dias, resultando em atrasos na liberação de indenizações e dificuldades na continuidade das operações. Para solucionar esse problema, foi adotada uma metodologia de análise de documentos mais eficiente, reduzindo esse prazo para apenas 29 dias.
Para saber mais sobre como nós da Marisa Dilda conquistamos esse resultado, prossiga a leitura!
Os desafios enfrentados pelas transportadoras de cargas
Antes da otimização do processo, a transportadora em questão lidava com diversos desafios que impactavam diretamente sua operação e sua relação com as seguradoras. Entre os principais obstáculos estavam:
- Excesso de burocracia e processos fragmentados: a falta de padronização na análise de documento gerava confusão e retrabalho, dificultando a organização e aumentando o tempo de resposta;
- Demora na comunicação com seguradoras e reguladoras: o canal de comunicação ineficiente fazia com que a transportadora aguardasse longos períodos por respostas, atrasando a liberação de indenizações e comprometendo a previsibilidade financeira;
- Falta de tecnologia e digitalização: o uso excessivo de processos manuais dificultava o envio e conferência de documentos, aumentando a incidência de erros e atrasos;
- Prejuízos financeiros devido à demora na liberação de indenizações: com um fluxo de caixa impactado, a transportadora tinha dificuldades para manter suas operações de forma eficiente e para reinvestir em melhorias na frota e infraestrutura;
- Falta de controle e monitoramento: sem um acompanhamento estruturado do status dos processos, era difícil identificar gargalos e atuar proativamente para resolvê-los.
Diante desse cenário, tornou-se essencial buscar uma solução para agilizar o processo de análise de documentos, garantindo maior eficiência e segurança para a empresa.
Como fazer a análise de um documento?
Para garantir agilidade e segurança nas operações, as transportadoras devem seguir boas práticas na análise de documentos. Desse modo, os principais passos são:
- Definir e padronizar os documentos exigidos para cada tipo de operação de transporte;
- Criar um checklist digital, garantindo que todos os arquivos sejam enviados corretamente e sem omissões;
- Automatizar o envio e recebimento dos documentos, reduzindo falhas humanas e acelerando a aprovação;
- Monitorar ativamente a aprovação junto às seguradoras, evitando atrasos na liberação de indenizações.
4 estratégias aplicadas para reduzir os prazos
A partir do auxílio dos profissionais da Marisa Dilda a transportadora implementou uma metodologia de análise de documentos baseada em quatro estratégias principais:
Padronização dos documentos exigidos
Para solucionar inconsistências e atrasos, a empresa criou uma lista padrão com todos os documentos necessários para diferentes tipos de carga e operações.
Além disso, foram implementadas instruções claras para os motoristas e operadores logísticos, garantindo que cada documento fosse preenchido corretamente antes do envio. Consequentemente, essa padronização reduziu erros e evitou retrabalhos que atrasavam a aprovação.
Envio rápido e automatizado
Antes da otimização, o envio dos documentos acontecia manualmente, gerando atrasos devido a erros, perda de arquivos e dependência de processos físicos.
Sendo assim, a transportadora digitalizou todo o processo, utilizando um sistema automatizado que permitia o envio imediato dos documentos assim que a carga fosse despachada.
Dessa forma, a seguradora recebia as informações rapidamente, reduzindo significativamente o tempo de espera para análise e aprovação.
Canal de comunicação exclusivo com seguradoras
A empresa sofria com a dificuldade de contato com seguradoras e reguladoras, muitas vezes enfrentando longos períodos sem respostas ou atualizações sobre o processo de análise.
Para solucionar isso, foi necessário o desenvolvimento de um canal de comunicação exclusivo, garantindo um fluxo direto entre os responsáveis da transportadora e os analistas das seguradoras.
Esse alinhamento permitiu a resolução ágil de pendências, evitando que processos ficassem parados por falta de informação.
Acompanhamento proativo das aprovações
Muitas transportadoras apenas aguardam a resposta da seguradora sem um acompanhamento ativo, o que pode prolongar ainda mais os prazos. Desse modo, foi adotado um sistema de follow-up diário, ou seja, cobrando atualizações constantes sobre o status dos documentos enviados.
Isso garantiu que os analistas das seguradoras priorizassem as análises e evitassem esquecimentos ou atrasos desnecessários. Essa abordagem proativa foi fundamental para reduzir o tempo total do processo.
Principais resultados obtidos com a redução da análise de documentos
Após a implementação dessas estratégias, a transportadora obteve:
- Redução do tempo de análise de documentos de 80 para 29 dias;
- Aceleração na liberação de indenizações, melhorando o fluxo de caixa;
- Menos interrupções nas operações devido a atrasos em processos burocráticos;
- Redução de custos operacionais, evitando gastos extras com atrasos logísticos.
Torne o transporte de cargas mais eficiente com a Marisa Dilda
A adoção de uma metodologia de análise de documentos eficiente permitiu à transportadora otimizar seus processos e garantir maior segurança operacional.
Se sua transportadora também enfrenta desafios com prazos longos na análise de documentos, a implementação dessas estratégias pode fazer toda a diferença.
Para auxiliar no desenvolvimento do seu negócio, nós, da Marisa Dilda, contamos com os melhores profissionais do mercado e vasta experiência. Assim, podemos ajudar você a desenvolver o transporte de cargas através de segurança e gestão de riscos.
Para conhecer mais sobre soluções, conheça nosso site ou entre em contato conosco. Estamos à disposição para sanar quaisquer dúvidas e encontrar o melhor caminho para o seu sucesso.
Por fim, para seguir se desenvolvendo e entendendo mais sobre o setor, acompanhe novos conteúdos no Blog da Marisa Dilda.
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